Kick-off Meeting - zum Projektstart richtig motivieren

Ein Kick-off Meeting oder Kick-off Event leitet den Start eines neuen Projekts ein. Hier kommen alle Projektbeteiligten zum ersten Mal zusammen und es wird der Grundstein für eine erfolgreiche Projekt-Zusammenarbeit gelegt. Damit die Motivation für das anstehende Projekt richtig gelingt, hier ein paar Tipps.

Je nachdem wie groß das anstehende Projekt ist oder wie viele Personen daran beteiligt sind, fällt ein Kick-off Meeting größer oder kleiner aus. Sind nur drei Personen aus dem eigenen Unternehmen beteiligt, wird das Kick-off Meeting sicher wie ein reguläres internes Meeting ablaufen und keine besonderen logistischen Gegebenheiten erfordern. Nimmt man jedoch beispielsweise den Beginn des neuen Geschäftsjahres als Anlass für ein Kick-off Meeting mit dem gesamten Unternehmen, wird daraus eher ein Kick-off Event in größerem Stile.

Der Ablauf

Ungeachtet der Größe, muss ein Kick-off Meeting aber in jedem Fall gut vorbereitet sein. Zunächst wird der gewünschte Rahmen des Kick-off Meetings festgelegt und die nötigen logistischen Vorkehrungen getroffen. Wird eine externe Location benötigt, muss die Anfrage rechtzeitig erfolgen, damit noch Kapazitäten vorhanden sind. Nun müssen die Projektbeteiligten informiert und eingeladen werden. Dies muss frühzeitig geschehen, damit der Termin von allen eingeplant und wahrgenommen werden kann. Für den Meeting-Raum oder die externe Location müssen die dazugehörigen Materialien wie Beamer, Leinwand etc. organisiert werden, wenn diese nicht bereits vorhanden sind. Bei größeren Kick-off Events muss ebenso für die Getränke und das Catering gesorgt werden. Zur Vervollständigung fehlen nun noch die entsprechenden Unterlagen von der Präsentation bis hin zu Unterlagen in Papierform, die die Teilnehmer mitnehmen können.

Wie bereits erwähnt, soll ein Kick-off Meeting oder Event die Beteiligten motivieren. Wenn der Rahmen des Meetings nicht zu groß ist, bietet sich zu Beginn eine kurze Vorstellung an, damit jeder weiß, mit wem er es ab sofort innerhalb des Projekts zu tun hat und wer für welche Bereiche verantwortlich ist. Es sollte unbedingt erläutert werden, worum es in dem Projekt geht und welche Ziele damit verfolgt werden. Nur so können alle Beteiligten für sich den jeweiligen Nutzen des Projekts erkennen und sich mit diesem identifizieren. Wenn alle wissen, worauf sie hinarbeiten und warum, ist die Motivation gleich größer, als wenn nur die Aufgaben verteilt werden und der größere Sinn dahinter nicht bekannt ist.

Motivation schaffen

Zusätzliche Motivation wird über die Schaffung von Emotionen erreicht. Daher sollten nicht nur steife Zahlen und Fakten zum Projekt präsentiert werden, sondern das Ganze mit Leben gefüllt werden. Der Vortragende selbst muss dazu mit Leidenschaft bei der Sache sein, damit seine Begeisterung auf alle Beteiligten übergehen kann.

Zum Abschluss des Kick-off Events sollten alle Beteiligten noch die Gelegenheit zum lockeren Austausch erhalten. Dies bietet Gelegenheit zum Netzwerken und besseren Kennenlernen aller Projektbeteiligten. Findet das Kick-off Event in einer externen Location statt, bietet sich ein Abendprogramm mit Essen, Getränken und musikalischer Unterhaltung sehr gut an. Auf diese Weise erhält das Meeting einen runden Abschluss, in dem sich die Teilnehmer nicht nur als Arbeitsgemeinschaft wahrnehmen.