Teil I - Professionelles Feedback geben

Feedback ist eine objektive Fremdeinschätzung und bedeutet, einer anderen Person eine Beurteilung oder Rückmeldung zu geben. Gutes Feedback geben ist eine wahre Kunst, die nicht jeder beherrscht. Doch besonders im Berufsleben, ist Feedback enorm wertvoll, um Mitarbeiter weiterzuentwickeln.

Wir alle geben anderen Menschen Rückmeldungen zu ihrem Verhalten, jeden Tag. Diese Art der Kommunikation läuft sowohl bewusst als auch unterbewusst ab. Diese Rückmeldungen dienen unter anderem dazu, Missverständnisse zu klären, Vertrauen aufzubauen und zu motivieren. Auch in der Personalführung wird das Instrument Feedback angewendet, um Mitarbeiter weiterzuentwickeln und deren Leistungen zu verbessern. Wichtig in der Personalführung ist allerdings, dass das Feedback professionell – beispielsweise in Form eines Feedbackgesprächs durchgeführt wird.

Bei einem professionellen Feedbackgespräch werden die Ziele, die mit der Beurteilung erreicht werden sollen bereits vorher festgelegt und somit ein Gesprächsrahmen geschaffen. Oft gibt es bereits einen vorgefertigten Feedbackbogen, an dem sich Feedbackgebende im Gespräch orientieren können. Ziele eines Feedbackgesprächs sind beispielsweise, erzielte Erfolge zu benennen und zu bewerten oder das Leistungsniveau des Mitarbeiters festzustellen und zu beurteilen. Oft stellen diese Feedbackgespräche sowohl für den Feedbackgebenden als auch für den Feedbackerhaltenden eine Herausforderung dar. Besonders wenn es sich um eine kritische Rückmeldung handelt, sollte der Feedbackgebende auf folgendes achten:

Schaffen Sie eine ruhige Atmosphäre für das Gespräch: Besonders wenn es sich um kritisches Feedback handelt, ist es wichtig, das Gespräch unter vier Augen zu führen um den Mitarbeiter nicht bloß zu stellen oder zu verunsichern. Am besten eignet sich hierfür ein geschlossener Raum. Planen Sie für das Gespräch außerdem genügend Zeit ein, denn ein Feedbackgespräch sollte nie zwischen Tür und Angel abgehalten werden.

Warten Sie den richtigen Zeitpunkt für das Gespräch ab: Zwar sollte Feedback bestenfalls zeitnah erfolgen, damit die zu beurteilende Situation nicht verblasst, dennoch ist hier Timing gefragt. Wenn das Feedback konstruktiv sein soll, darf der Feedbacknehmer nicht das Gefühl haben, Sie wollen es ihm aufdrängen. Das beste Feedback ist die Antwort auf eine Frage oder im Rahmen des professionellen Feedbackgesprächs.

Formulieren Sie das Feedback niemals verletzend: Denn das führt dazu, dass der Feedbacknehmer sofort abblockt und kein weiteres Feedback von Ihnen zulassen wird. Mit verletzendem Feedback erreichen Sie nur Frustration bei dem Mitarbeiter, hier ist viel Taktgefühl gefragt.

Feedback soll beurteilen und nicht verurteilen: Der Ton macht die Musik. Feedback sollte nie verallgemeinert sein und sich bestenfalls immer auf bestimmte Situationen beziehen. Vermeiden Sie Sätze wie: „Jedes Mal…“ „Immer wenn…“. Beziehen Sie sich auf eine konkrete Situation, beschreiben diese und versuchen Sie in der Formulierung positiv zu bleiben. Auch Lob gehört zu einem Feedbackgespräch!

Ich-Botschaften formulieren: Feedback ist eine objektive Fremdeinschätzung und als diese sollte sie auch gekennzeichnet sein. Feedback ist nur dann konstruktiv, wenn es konkret formuliert ist. Sagen Sie ganz klar was Sie beobachtet haben und wie Ihre Wahrnehmung der Dinge ist. Außerdem wichtig: Ziehen Sie nie andere Kollegen in das vier Augen Gespräch hinein, berichten Sie nur von Ihren eigenen Beobachtungen.

Zeigen Sie Möglichkeiten auf, wie der Mitarbeiter sich verbessern kann: Nennen Sie konkrete Erwartungen an den Mitarbeiter. Denn wenn dieser nicht weiß, was Sie zukünftig konkret von ihm erwarten, kann er diese Erwartung auch nicht umsetzen. Lassen Sie den Mitarbeiter auch seine Erwartungen an Sie nennen und hören Sie aufmerksam zu. Am besten Sie halten die gegenseitigen Erwartungen gemeinsam schriftlich fest, so kann bei dem nächsten Gespräch überprüft werden, ob die Erwartungen erfüllt worden sind.

Üben Sie keinen Druck aus: Ein Feedbackgespräch soll die Leistung und Motivation der Mitarbeiter verbessern und sie nicht verängstigen. Deshalb: Signalisieren Sie Verständnis und geben Sie dem Mitarbeiter Zeit das Gespräch wirken zu lassen.