Change Management und die Kommunikation im Veränderungsprozess

Unter Change Management oder Veränderungsmanagement wird im Allgemeinen die Planung und Durchführung aller Aktivitäten verstanden, die Betroffene auf die bevorstehende Veränderung vorbereiten und helfen diese optimal umzusetzen. Das Change Management beschäftigt sich demnach mit der bestmöglichen Steuerung des Wandels. Je höher die Anzahl der Betroffenen im Unternehmen, desto intensiver wird das Veränderungsmanagement normalerweise betrieben. Veränderungen in Unternehmen können beispielsweise eine Neuerung des alten EDV-Programms, eine Unternehmensfusion oder die die Einführung eines neuen IT-Systems sein. Jede Veränderung benötigt je nach Art und Umfang ein umfassenderes Change Management.

Damit die geplante Veränderung im Unternehmen erfolgreich ist, genügt ist nicht, diese strategisch gut zu planen. Mindestens ebenso wichtig ist die Akzeptanz der Belegschaft. Ist die Stimmung der Belegschaft einer Veränderung gegenüber negativ, so wird sich diese wenig erfolgreich auswirken und eventuell fehlschlagen. Durch das Change Management sollen die betroffenen Mitarbeiter so in den Wandel eingebunden werden, dass letztlich ein hohes Maß an Akzeptanz ihm gegenüber erwirkt wird.

Die Kommunikation an die Mitarbeiter ist im Change Management ein zentraler Erfolgsfaktor. Die meisten Menschen reagieren auf Veränderung mit Unsicherheit. Diese Unsicherheit kann unternehmensintern zu Unruhen führen, die wiederrum den Erfolg des Unternehmens schädigen können.

Um dieser Unsicherheit entgegenzuwirken, ist es wichtig, die betroffenen Mitarbeiter so früh wie möglich in den Veränderungsprozess mit einzubeziehen und die Gründe für den geplanten Wandel zu kommunizieren. Werden die Mitarbeiter aktiv und frühzeitig über den Wandel informiert, steigt die Akzeptanz. Wichtig ist es außerdem, den Mitarbeitern Zeit zu lassen, die Informationen zu verarbeiten, Verständnis für Wiederstände zu zeigen und Fragen zuzulassen.

Kurt Lewin definierte drei Phasen des Veränderungsprozesses für Betroffene:

Abbildung 1: Phasen des Veränderungsprozesses nach Lewin (Eigene Darstellung)

In der ersten Phase sollen bei den Betroffenen eine Bereitschaft für die Veränderung geschaffen werden. Wie bereits erwähnt, wird diese Bereitschaft durch eine aktive und frühzeitige Kommunikation und Verständnis erreicht. Ist die Akzeptanz für den Wandel sichergestellt, so kann mit der eigentlichen Veränderung begonnen werden. Doch auch hier ist es wichtig, die Mitarbeiter mit einzubeziehen und über alle weiteren Schritte zu informieren. In der letzten Phase, der Phase des Einfrierens geht es darum, den Prozess abzuschließen und zu dem normalen Arbeitsalltag zurückzukehren.

Ein gelungener Change Management Prozess ist nicht zuletzt daran erkennbar, dass die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter während des Wandels nicht sinkt und die Fluktuationsrate nicht steigt.