Den Arbeitstag produktiver gestalten

Sie wissen oft nicht, wo Sie bei dem großen Aufgabenpensum anfangen sollen und ständig kommen neue Aufgaben hinzu? Wir erklären, wie Sie Ihren Arbeitstag mit Hilfe der Ivy-Lee-Methode produktiver gestalten.

Prioritäten setzen erhöht die Produktivität

Oft häufen sich die Aufgaben auf dem Schreibtisch und es kommen ständig neue Aufgaben und Informationen über verschiedene Kommunikationskanäle hinzu. Hier genügt es nicht nur, die Aufgaben in einer To-Do-Liste zu erfassen, sondern man muss sie auch nach ihrer Priorität ordnen, um mehr Produktivität in den Arbeitstag zu bringen. Ivy Lee erkannte dies zu Anfang des 20. Jahrhunderts und baute darauf seine Methode zur Steigerung der Produktivität auf. Die Methode sieht vor, sich sechs als nächstes anstehende Aufgaben herauszusuchen und diese zunächst nach ihrer Priorität zu ordnen.

Aufgaben nach ihrer Priorität abarbeiten

Wenn man nun die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Arbeitstag erfasst hat, beginnt man den nächsten Tag direkt mit der ersten Aufgabe in der Reihe. Dabei ist es besonders wichtig, sich vorher und währenddessen nicht von anderen Dingen ablenken zu lassen. Denn statt am Beginn des Arbeitstages zuerst einmal die neuen E-Mails zu checken oder mit den Kollegen die aktuellen Aufgaben zu besprechen, soll man die ganze Konzentration auf die Erledigung der ersten Aufgabe richten. Ist diese Aufgabe erledigt, kann man sie abhaken und eine Pause einlegen.

Prioritäten immer wieder überprüfen

Doch nach einer Pause wird nicht gleich mit der zweiten Aufgabe auf der Liste weitergemacht. Stattdessen nimmt man sich die fünf verbleibenden Aufgaben vor, nimmt wieder eine neue sechste hinzu und ordnet die Aufgaben wieder nach ihrer aktuellen Priorität. Denn es kann sein, dass sich eine der Aufgaben bereits erledigt hat oder eine neue hinzugekommen ist, deren Priorität die der alten Aufgaben übersteigt. Hat man nun wiederum diese neue erste Aufgabe auf der Liste erledigt, fängt man wieder von vorne an die Prioritäten zu hinterfragen und so geht es weiter.

Produktivität und Effektivität im Arbeitstag erreichen

Dieses Vorgehen nach der Ivy-Lee-Methode sorgt für maximale Produktivität und Effektivität, da an jedem Arbeitstag die Aufgaben mit der höchsten Produktivität zuerst erledigt werden. Dadurch entsteht außerdem das gute Gefühl, vieles geschafft zu haben und man hat sich nicht mit vielen Kleinigkeiten den Tag über aufgehalten. Mit der Anwendung der Ivy-Lee-Methode weiß man außerdem immer, mit welcher Aufgabe der nächste Tag startet und man kann am Morgen gleich loslegen.